Caldero Insights In der spanischen Sprache gibt es Wörter, die eine tiefere kulturelle Bedeutung tragen als ihre bloße Definition. Eines dieser Wörter ist "caldero". Auf den ersten Blick mag es einfach als "Topf" übersetzt werden, doch die Verwendung und Konnotationen dieses Begriffs reichen weit über sein wörtliches Pendant hinaus. Ursprünglich bezeichnet "caldero" einen großen, meist aus Eisen gefertigten Topf, der traditionell über offenem Feuer verwendet wird, um köstliche Gerichte zuzubereiten, die oft die Essenz der spanischen Küche verkörpern. Von würzigen Paellas bis hin zu herzhaften Eintöpfen ist der Caldero das Herz vieler spanischer Küchen. Doch die Bedeutung von "caldero" erstreckt sich weit über seine kulinarische Verwendung hinaus. In der Folklore und Literatur Spaniens taucht das Wort oft auf und ist mit Mythen und Legenden verwoben. Der Caldero wird oft als Symbol der Gemeinschaft und der familiären Verbundenheit betrachtet, da er oft bei gesellschaftlichen Zusammenkünften und Feierlichkeiten zum Einsatz kommt. Aber der Caldero hat auch eine metaphorische Bedeutung. Er steht für Zusammenhalt, Wärme und Nahrung, sowohl im buchstäblichen als auch im übertragenen Sinne. In vielen spanischsprachigen Ländern wird das Wort verwendet, um eine Situation zu beschreiben, in der Menschen zusammenkommen, um sich gegenseitig zu stärken und zu unterstützen. Darüber hinaus hat "caldero" auch in der maritimen Welt eine besondere Bedeutung. Es bezieht sich auf einen speziellen Topf, der von Fischern verwendet wird, um frischen Fisch auf hoher See zuzubereiten. Dieser Akt des gemeinsamen Kochens und Essens hat eine lange Tradition und symbolisiert die Solidarität und Zusammenarbeit unter den Seeleuten. In der heutigen Zeit hat sich die Bedeutung von "caldero" weiterentwickelt, und es wird oft verwendet, um eine Atmosphäre der Wärme, Freundlichkeit und Gastfreundschaft zu beschreiben. Es ist ein Wort, das nicht nur Essen und Trinken, sondern auch Emotionen und Beziehungen umfasst. In einer Welt, die oft von Hektik und Stress geprägt ist, erinnert uns das Wort "caldero" daran, dass die einfachen Freuden des gemeinsamen Essens und Teilens uns verbinden können, unabhängig von unserer Herkunft oder Sprache. Es ist ein Wort, das uns daran erinnert, dass das Wesentliche im Leben oft in den einfachen Dingen zu finden ist - sei es in einem Topf köstlichen Essens oder in der

Kriterienkatalog: Betriebssoftware für Theater und Kulturbetriebe auswählen

August 20, 2026 Jannik Müller

Kriterienkatalog: Betriebssoftware für Theater und Kulturbetriebe auswählen

Acht Kriterien und die Prüffragen dazu — für Häuser, die ihre Verwaltung, Disposition und Dienstplanung digitalisieren wollen

Wer eine Betriebssoftware für ein Theater, ein Produktionshaus oder einen anderen Kulturbetrieb auswählt, trifft eine Entscheidung für zehn Jahre oder mehr. Feature-Listen helfen dabei erstaunlich wenig: Sie sehen bei den meisten Anbietern ähnlich aus und sagen nichts darüber, wie sich das System verhält, wenn das Haus wächst, der Anbieter die Strategie ändert oder ein Wechsel nötig wird. Dieser Kriterienkatalog stellt die Fragen, die in Auswahlprozessen erfahrungsgemäß zu spät gestellt werden.

Transparenz vorab: Wir entwickeln und betreiben die Open-Source-Betriebssoftware artwork. Die Kriterien sind so formuliert, dass sie für jede Software gelten — am Ende ordnen wir offen ein, wie artwork bei jedem Kriterium antwortet.

1. Lizenzmodell und Kostenstruktur

Die Lizenz bestimmt die langfristige Kostenkurve stärker als der Einstiegspreis. Bei proprietären Lizenzen wachsen die Kosten typischerweise mit Nutzerzahl oder Modulumfang; bei Open-Source-Software fallen keine Lizenzgebühren an, bezahlt werden Betrieb und Dienstleistung.

Prüffragen:

Was kostet das System bei doppelter Nutzerzahl oder doppeltem Modulumfang?
Welche Kosten entstehen, wenn ein Modul später dazukommt?
Ist der Quellcode einsehbar, und unter welcher Lizenz steht er?

2. Datenhoheit und Hosting

Dispositions-, Personal- und Budgetdaten gehören zu den sensibelsten Daten eines Hauses. Entscheidend ist, wo sie liegen, wer Zugriff hat und ob die Instanz mit anderen Kunden geteilt wird.

Prüffragen:

Läuft das Haus auf einer eigenen, isolierten Instanz oder in einer geteilten Umgebung?
Wo stehen die Server, und wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen?
Ist On-Premise-Betrieb auf eigener Infrastruktur möglich — auch im geschlossenen Intranet eines öffentlichen Trägers?

3. Modularität und Mitwachsen

Häuser verändern sich: Ein kleines Haus braucht heute keine Dienstplanung, in drei Jahren vielleicht doch. Die Frage ist, ob das System dann mitgeht — oder ob ein Systemwechsel mit Migration, Neuschulung und neuen Verträgen ansteht.

Prüffragen:

Lassen sich Funktionsbereiche einzeln aktivieren und deaktivieren?
Arbeitet ein später zugeschalteter Bereich mit den vorhandenen Daten weiter?
Erzeugen ungenutzte Funktionen Kosten oder Komplexität in der Oberfläche?

4. Passung zum Betriebsmodell

Ein Repertoiretheater mit täglicher Disposition, Werkstätten und festem Ensemble arbeitet anders als ein Festival mit Projektlogik oder ein Produktionshaus mit wechselnden Gastspielen. Eine Software, die nur ein Betriebsmodell kennt, zwingt allen anderen ihre Begriffe auf.

Prüffragen:

Sind Termintypen, Gewerke und Strukturen frei definierbar — oder gibt das System eine Terminologie vor?
Bildet das System den eigenen Alltag ab: Probendisposition und Repertoirewechsel im einen Fall, parallele Produktionen und Gastspiele im anderen?
Wie viele Häuser mit vergleichbarem Betriebsmodell arbeiten produktiv mit dem System?

5. Dienstplanung und tarifliche Vorgaben

Wo nach NV Bühne oder TVöD geplant wird, müssen Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und freie Tage in der Planung sichtbar sein — sonst wandert die Tarifprüfung zurück in Excel und Kopfrechnen.

Prüffragen:

Lassen sich Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und vergleichbare Regeln hinterlegen, und macht das System Verstöße bei der Planung sichtbar?
Werden Verfügbarkeiten, Urlaube und Arbeitszeitkonten in der Planung berücksichtigt?
Können Gäste und Freischaffende im selben Dienstplan geführt werden wie Festangestellte?

6. Schnittstellen und Exit-Fähigkeit

Keine Betriebssoftware ersetzt Ticketing, Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung — sie muss daneben arbeiten. Und irgendwann, aus welchem Grund auch immer, will ein Haus vielleicht wechseln. Wie teuer dieser Tag wird, entscheidet sich bei der Auswahl.

Prüffragen:

Welche Exporte und offenen Schnittstellen gibt es, und sind sie dokumentiert?
Wie kommen die Daten bei einem Anbieterwechsel vollständig heraus — und in welchem Format?
Kann ein anderer Dienstleister den Betrieb übernehmen, oder ist der Betrieb an den Hersteller gebunden?

7. Einführung und Migration

Die meisten Häuser starten nicht auf der grünen Wiese, sondern mit gewachsenen Excel-Strukturen oder einem Altsystem. Der Umstieg scheitert selten an der Software — sondern an einer Einführung, die alle Bereiche gleichzeitig umstellen will.

Prüffragen:

Wer übernimmt die Datenmigration aus Excel oder dem Altsystem, und wurde das nachweislich schon gemacht?
Ist eine schrittweise Einführung je Bereich möglich, inklusive Parallelbetrieb mit dem Altsystem?
Gibt es Schulung vor Ort, und was kostet sie?

8. Weiterentwicklung, Roadmap und Community

Software, die nicht weiterentwickelt wird, ist ein Altsystem mit Verzögerung. Entscheidend ist, wer über die Roadmap bestimmt — und ob das Haus dort eine Stimme hat.

Prüffragen:

Wie regelmäßig erscheinen Updates, und sind sie im Betrieb enthalten?
Haben Anwenderhäuser Einfluss auf die Roadmap — und in welchem Format?
Was passiert mit gemeinsam finanzierten Erweiterungen: bleiben sie beim einzelnen Haus oder kommen sie allen zugute?

Wo artwork steht

Zur offenen Einordnung entlang der acht Kriterien: artwork ist Open Source unter der AGPL-3.0-Lizenz — ohne Lizenzgebühren, der Quellcode ist öffentlich auf GitHub (1). Jedes Haus erhält eine eigene, isolierte Server-Instanz mit AVV; die Server stehen in Frankfurt, On-Premise- und Intranet-Betrieb sind möglich (2). Die zentralen Bereiche — von Projekten über Dienstplanung bis Inventar — lassen sich einzeln aktivieren und arbeiten nach dem Zuschalten mit den vorhandenen Daten weiter (3); welche Konfiguration zu welchem Haus passt, zeigt die Übersicht „Für welche Häuser passt artwork?". Termintypen und Gewerke sind frei definierbar; für den Repertoirebetrieb gibt es eine eigene Detailseite, für Fundus und Inventar eine Seite zur Fundusverwaltung (4). Die Dienstplanung prüft hinterlegte Regeln — Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten, freie Sonntage pro Spielzeit — und legt bei Verstößen sichtbare Regelverletzungen an; fertige Tarifwerke liefert artwork nicht mit, zentrale Vorgaben aus NV Bühne und TVöD lassen sich als Regeln hinterlegen (5). Für den Austausch gibt es Exporte nach PDF, Excel und ICS, Kalender-Abos, eine offene Inventar-API und eine Sage-100-Anbindung; die AGPL-Lizenz garantiert, dass jeder Dienstleister den Betrieb übernehmen kann und die Daten dem Haus gehören (6). Migration und schrittweise Einführung haben wir mehrfach begleitet, unter anderem bei Kampnagel Hamburg (7). Weiterentwickelt wird artwork gemeinsam mit der Community: Alle sechs Wochen treffen sich die Häuser zum Roadmap-Austausch, gemeinsam finanzierte Module fließen in den Kern und stehen allen zur Verfügung (8).

Diese Fragen könnt ihr jedem Anbieter stellen — auch uns: 30-Minuten-Gespräch buchen oder direkt an jannik.mueller@caldero-systems.de schreiben.