Schichtplanung
Dienstpläne erstellen, verwalten und kommunizieren
artwork — die Betriebssoftware für Kulturinstitutionen. Wir sorgen dafür, dass sie läuft.
artwork ist eine Open-Source-Plattform für die internen Abläufe von Kulturbetrieben — von Schichtplanung über Budgetierung bis zum Dokumentenmanagement. Caldero Systems entwickelt artwork aktiv weiter und betreibt es als Full-Service-Partner für Häuser, die sich auf ihr Programm konzentrieren wollen statt auf ihre IT.
Produktiv im Einsatz. In Häusern die du kennst.
12 Häuser im Full-Service
Seit 2021 in ständiger Weiterentwicklung
AGPL 3.0
Server in Frankfurt
Alles was euer Haus braucht — in einer Plattform.
artwork deckt die zentralen internen Abläufe von Kulturbetrieben ab. Modular aufgebaut — ihr nutzt was ihr braucht.
Budgetierung
Projektbudgets planen und den Überblick behalten
CRM
Kontakte und Kooperationen im Blick behalten
Fondsverwaltung
Eigen- und Drittmittel strukturiert verwalten
Raumplanung
Belegungen und Ressourcen koordinieren
Dokumentenmanagement
Verträge, Belege und Dokumente zentral ablegen
Projektmanagement
Interne Abläufe im Baukastensystem individuell abbilden
Kostüme, Requisiten und Inventar vollständig erfassen und verwalten
Business Intelligence
Projektaufwände tracken, Wiederaufführungen datenbasiert entscheiden, Exporte für öffentliche Berichtspflichten
artwork App
in EntwicklungDienstpläne, Termine und alle Infos aus artwork mobil per App abrufen
Buchungsmodul
in EntwicklungWorkshops und Kurse direkt über artwork buchbar machen
Deutsch und Englisch — pro Person, nicht pro Haus.
Die Gastregisseurin aus London, das Technikteam einer Koproduktion, Künstler*innen die für eine Spielzeit bleiben: Sie alle arbeiten in denselben Projekten wie euer Haus — nur eben nicht auf Deutsch. In artwork stellt jede Person ihre eigene Sprache ein. Das Haus muss dafür nichts umstellen und niemand braucht eine zweite Instanz.
Jede*r stellt selbst um
Die Sprache liegt im eigenen Profil unter „Anwendungssprache“ — Deutsch oder Englisch, sofort wirksam. Keine Admin-Anfrage, kein Ticket. Wer sich zum ersten Mal anmeldet und noch nichts eingestellt hat, bekommt artwork in der Sprache des eigenen Browsers.
Benachrichtigungen folgen der Person
Systemmeldungen und E-Mails werden für jede*n Empfänger*in einzeln erzeugt. Ändert sich ein Dienst, liest die eine Person die Mitteilung auf Deutsch und die andere auf Englisch — im selben Projekt, im selben Moment.
Die ganze Software, nicht nur das Menü
Rund 8.400 Textbausteine sind in beiden Sprachen gepflegt: Dienst- und Spielzeitplanung, Kalender, Inventar, Excel- und PDF-Exporte bis hin zu den Hinweisen in Formularen.
Eine dritte Sprache ist kein Umbau
artwork trennt Texte und Programmcode sauber voneinander. Weitere Sprachen kommen als eigene Übersetzungsdatei dazu, ohne dass die Software dafür umgeschrieben werden muss. Wenn euer Haus eine braucht, sprecht uns an.
Übersetzt wird artwork selbst — Menüs, Dienstpläne, Kalender, Exporte, Systemmeldungen. Eure eigenen Inhalte bleiben so stehen wie ihr sie eingebt: Projekttitel, Raumnamen und Kommentare übersetzt keine Software automatisch.
artwork ist Open Source. Warum trotzdem mit uns?
artwork kann jeder selbst installieren — das ist gewollt. Aber artwork ist eine aktiv weiterentwickelte Plattform mit eigener Komplexität. Sie sicher zu betreiben, aktuell zu halten und bei Problemen schnell reagieren zu können braucht jemanden der sie wirklich kennt. Das kostet intern mehr als es auf den ersten Blick scheint — und ist bei uns eingepreist.
Wir übernehmen die Migration
Egal ob Excel, Access oder ein Altsystem — wir holen eure Daten raus und bringen sie sauber in artwork. Das haben wir bereits mehrfach erfolgreich gemacht.
Immer aktuell, ohne Aufwand
Updates laufen automatisch ein. Ihr bekommt neue Features ohne selbst Hand anlegen zu müssen.
Fester Ansprechpartner
Kein Ticket-System ins Nirgendwo. Je nach Paket habt ihr einen direkten Kontakt bei Caldero — mit klaren Reaktionszeiten.
Kein Lock-in
Wenn ihr euch irgendwann anders entscheidet: Wir übergeben euch eure Daten vollständig. artwork bleibt Open Source — niemand kann euch die Software wegnehmen.
Datenhoheit liegt bei euch
Jedes Haus bekommt eine eigene, isolierte Server-Instanz eure Daten liegen somit nie in einem geteilten System. Unsere Server stehen in Frankfurt, Deutschland. Wir schließen einen AVV mit euch und eure Daten gehören euch, ohne Wenn und Aber. On-Premise auf eurem eigenen Server ist ebenfalls möglich, auch im geschlossenen Intranet öffentlicher Träger.
Ihr investiert in die Weiterentwicklung
Euer Servicepaket finanziert nicht nur euren Betrieb, es bringt artwork als Community voran. Module die die Community gemeinsam finanziert fließen in den Kern der Software ein und sind für alle Häuser kostenfrei nutzbar — automatisch eingespielt, ohne Mehraufwand auf eurer Seite. Dabei ist jedes Modul abschaltbar: Was ihr nicht braucht, bleibt im Hintergrund. Wir als Entwickler wissen bei jedem Update was sich an eurem Setup ändert und passen es direkt an. So wächst artwork kontinuierlich — und jedes Haus profitiert von dem was die gesamte Community vorantreibt.
Das richtige Paket für euer Haus.
Von kleinen Häusern die mit artwork starten wollen bis zu großen Institutionen mit komplexen Anforderungen. Die Pakete sind so gebaut, dass ihr nur zahlt was ihr wirklich braucht.
Einmalige Installationspauschale für alle Pakete: 1.100 €
Prolog
300 € / Monat
artwork lebt von einer vielfältigen Community — und die besteht nicht nur aus großen Häusern. Das Prolog-Paket ist unser Angebot an kleinere Institutionen unter 35 Mitarbeitenden: voller Zugang zu artwork, gemanagter Betrieb, und ein Platz in der Community. Ohne Abstriche beim Wesentlichen.
- Eigene Server-Instanz
- Managed Hosting auf Caldero-Server (Frankfurt)
- Automatische Updates
- Support per Mail
- Nur artwork-interne Schnittstellen
- Vollzugang zur artwork-Community und Roadmap-Meetings
Szene
Der Einstieg für mittlere Häuser
750 € / Monat
- Eigene Server-Instanz
- 20 Software Credits pro Jahr
- Support per Mail
- Nur artwork-interne Schnittstellen
- Roadmap-Mitsprache in Community-Meetings
Akt
Für Häuser, die artwork mit Drittsoftware verbinden
950 € / Monat
- Eigene Server-Instanz
- 40 Software Credits pro Jahr
- Support per Mail + Telefon
- Externe Schnittstellen zu Drittsoftware möglich
- Onboarding: 1 Tag vor Ort inklusive
- Ab dem 2. Jahr: 2 Schulungen pro Jahr (remote)
- Roadmap-Mitsprache in Community-Meetings
Forum
Für große Häuser mit hohen Anforderungen
1.350 € / Monat
- Eigene Server-Instanz
- 60 Software Credits pro Jahr
- Support per Mail + Telefon, SLA inklusive
- Externe Schnittstellen zu Drittsoftware möglich
- Onboarding: 2 Tage vor Ort inklusive
- Ab dem 2. Jahr: 4 Schulungen pro Jahr (remote)
- Persönlicher Ansprechpartner bei Caldero
- Roadmap-Mitsprache in Community-Meetings
Ensemble
nach Absprache
Ensemble ist kein Standardpaket — es ist eine Partnerschaft. Für Institutionen die artwork nicht nur nutzen sondern aktiv mitgestalten wollen: mit dediziertem Ansprechpartner, individuellen SLAs, priorisierter Entwicklung und einer führenden Stimme in der Roadmap. Konditionen individuell — sprich uns direkt an.
- Eigene Server-Instanz
- Ab 120 Software Credits pro Jahr
- Individuelle SLAs, bis 4h Reaktionszeit
- Alle Schnittstellen, priorisierte Entwicklung
- Persönlicher Ansprechpartner + direkter Draht ins Entwicklerteam
- On-Premise / Intranet auf Wunsch
- Führende Rolle in der Roadmap-Gestaltung
Vor-Ort-Tage — unser Team bei euch im Haus
Zubuchbar zu jedem Paketab 1.000 € / Tag, zzgl. Anreise
Manche Dinge klärt man am besten am selben Tisch. Wir kommen als kleines Team direkt in euer Haus — 8 Stunden pro Tag, so viele Tage wie ihr braucht. Ob beim Start oder später: für Schulungen, die Einführung eurer Teams, die Einrichtung der Software — oder zur Kalibrierung, bei der wir artwork gemeinsam an eure Workflows anpassen und auch kleinere Anpassungen an der Software direkt vornehmen, damit alles passt.
- Kleines Caldero-Team bei euch im Haus, 8 Stunden pro Tag
- Schulung von Key-Usern und Teams
- Begleitung von Einführung und Rollout
- Einrichtung und Konfiguration nach euren Abläufen
- Kalibrierung: artwork an eure Workflows anpassen — inklusive kleinerer Software-Anpassungen
- Flexibel: vom einzelnen Schulungstag bis zur Rollout-Begleitung
Akt und Forum enthalten bereits 1 bzw. 2 Vor-Ort-Tage fürs Onboarding.
Du findest artwork gut, willst aber nicht direkt hohe Kosten fürs Ausprobieren tragen?
Einstieg ohne RisikoDafür gibt es unseren Pilot-Einstieg: Wir übernehmen die Standardeinrichtung von artwork auf einem eigenen Server für dein Haus — ohne Einrichtungskosten. Du zahlst nur das monatliche Service-Paket und kannst artwork sechs Monate im echten Betrieb testen. Danach entscheidest du frei: weitermachen, upgraden oder aussteigen.
Zwei Dinge gehören zur Ehrlichkeit dazu: Individualanpassungen und die Einbindung in eure bestehenden Systeme sind nicht Teil des Pilot-Einstiegs — dafür gibt es die reguläre Einrichtungspauschale. Und bei großen Häusern starten wir den Pilot bewusst mit einer Sparte oder einem Team, damit das Testen überschaubar bleibt.
Case Study
Vom Altsystem zur zukunftsfähigen Plattform — Kampnagel Hamburg
Ausgangslage
Kampnagel hat jahrelang mit einem selbst entwickelten System gearbeitet – dem Kampnagel Planer. Was einst als pragmatische Lösung funktionierte, entwickelte sich mit der Zeit zum Risiko: Die Software veraltete, die Weiterentwicklung war ungewiss, und moderne Anforderungen an digitale Zusammenarbeit ließen sich damit nicht mehr abbilden. Einzelne Bereiche liefen noch komplett analog – mit dem Ergebnis, dass Wissen und Entscheidungskompetenz an Einzelpersonen gebunden waren, statt zentral im System zur Verfügung zu stehen.
Die Entscheidung
Kampnagel entschied sich für artwork – nicht, weil es die günstigste Option war, sondern die einzige, die langfristig mitwachsen kann. Open Source, kontinuierlich weiterentwickelt und modular erweiterbar. Das verhinderte die Entstehung neuer Abhängigkeiten.
Der Rollout
schrittweise statt radikal: Große Softwareeinführungen scheitern oft daran, dass zu viel zeitgleich passiert. Bei Kampnagel wählten wir einen anderen Ansatz: Zunächst lernte ein kleines Admin-Team die gesamte Plattform kennen, um den internen Rollout zu tragen. Darauf folgte eine phasenweise Einführung mit den jeweiligen Key-Userinnen. Diese wurden gezielt für ihren Bereich geschult und nicht mit dem Gesamtumfang überfordert. Dass das Admin-Team von Kampnagel die Schulungen heute weitgehend selbst managt, ist kein Zufall – es war von Anfang an das Ziel.
Was sich verändert hat
Kampnagel schöpft das Potenzial von artwork heute nahezu voll aus. Prozesse, die vorher analog liefen oder personenabhängig waren, sind jetzt digital und nachvollziehbar. Ein Beispiel ist die Artikelplanung: Früher stützte sie sich auf Einzelpersonen, heute ist sie als fundierte Grundlage für schnelle Entscheidungen im System verankert. Das Tool wächst dabei dynamisch mit: Über das Projektbaukastensystem passen die Teams ihre Strukturen, Tabs und Berechtigungen fortlaufend an die eigenen Arbeitsprozesse an. artwork wurde nicht nur einmalig eingeführt – es entwickelt sich mit dem Haus weiter.
„Dank der schrittweisen Einführung war der finale Wechsel zu artwork weit weniger dramatisch als befürchtet. Es hat sich sehr bewährt, altes und neues Tool für eine Übergangszeit parallel laufen zu lassen. Mit einem festen Stichtag, ab dem neue Daten nur noch im neuen System erfasst wurden, konnten wir einen harten Cut vermeiden." - Benjamin Willems, IT-Lead Kampnagel
Nachdem Kampnagel artwork mit ins Leben gerufen hat, ist es heute eines der Häuser, die das System maßgeblich mitgestalten. Sie fungieren als Referenz, als Sparringspartner für neue Module und als Beweis dafür, dass eine methodische, schrittweise Einführung auch in einer großen Kulturinstitution erfolgreich funktioniert.
Häufige Fragen zu artwork
Bereit artwork in deinem Haus einzuführen?
In einem ersten Gespräch zeigen wir dir artwork live, verstehen eure Anforderungen und finden gemeinsam heraus welches Paket zu euch passt.
Demo-Call buchenOder schreib uns direkt: jannik.mueller@caldero-systems.de