Betriebssoftware für Theater im Repertoirebetrieb
Der Repertoirebetrieb stellt andere Anforderungen an eine Betriebssoftware als der Produktions- oder Festivalbetrieb: Mehrere Produktionen laufen parallel, während die nächste Premiere in den Endproben steckt. Die Disposition ändert sich täglich, und jede Änderung betrifft Bühne, Werkstätten und Dienstplan zugleich. Ein festes Ensemble und hohe Personalbindung bedeuten Dienstplanung unter Tarifbindung — mit Ruhezeiten, die eingehalten werden müssen. artwork ist eine Open-Source-Betriebssoftware, die genau diese Abläufe in einem System zusammenführt.
Spielzeit planen: vom Spielplan bis zur Premiere
Die Spielzeitplanung beginnt in artwork mit Projekten: Jede Produktion und jede Wiederaufnahme wird als eigenes Projekt geführt — mit eigenen Terminen, eigenem Team und eigenem Produktionsbudget. Der Spielplan entsteht im zentralen Kalender über alle Spielstätten hinweg, und ein konfigurierbares Spielzeitfenster legt fest, in welchem Zeitraum geplant wird.
Welche Termintypen es dabei gibt — von der Bauprobe über die Hauptprobe bis zu Generalprobe, Premiere und Wiederaufnahme — legt euer Haus selbst fest: artwork gibt keine Terminologie vor, sondern arbeitet mit frei definierbaren Termintypen, die im Kalender farblich unterscheidbar sind. So lässt sich auch die Endprobenzeit einer Neuproduktion abbilden, in der eine Bühne über Tage hinweg gebunden ist, während das laufende Repertoire auf den anderen Spielstätten weiterspielt.
Tagesdisposition: Proben, Vorstellungen, Umbauten
Im Repertoirebetrieb ist die Disposition Tagesgeschäft: vormittags Probe, abends Vorstellung, dazwischen der Umbau beim Repertoirewechsel. In artwork läuft die Raumbelegung über einen Anfrage- und Freigabe-Workflow — wer eine Bühne oder einen Probenraum braucht, stellt eine Belegungsanfrage, die Disposition gibt frei oder schlägt Alternativen vor. Konflikte werden im Belegungsplan sichtbar, bevor sie auf der Bühne entstehen.
Auch die Probendisposition entsteht in diesem Kalender: Proben werden je Produktion geplant und mit Räumen und Diensten verknüpft. Umbauten und Einrichtungen lassen sich als eigene Termintypen im Belegungsplan führen. Ändert sich ein Termin, informiert artwork die betroffenen Bereiche automatisch per Benachrichtigung — alle Gewerke arbeiten auf demselben Stand, statt auf dem Stand des zuletzt verteilten PDFs.
Personal und Dienste: Dienstplanung mit Regelwerk
Dienste hängen in artwork direkt an den Terminen: Vorstellungsdienste an der Vorstellung, Probendienste an der Probe. Die Besetzung der Dienste läuft je Gewerk — mit Qualifikationen und Besetzungsregeln, die festlegen, wie viele Personen mit welcher Qualifikation ein Dienst braucht. Daneben gibt es Tagesdienste für alles, was nicht an einer Veranstaltung hängt; Sonderdienste lassen sich als eigene Dienst- und Termintypen führen. Auch Gäste, Freischaffende und externe Dienstleister*innen werden im selben Dienstplan eingeplant wie das feste Ensemble und die Festangestellten.
Für die Dienstplanung unter Tarifbindung bringt artwork ein konfigurierbares Regelwerk mit: Ruhezeiten zwischen Diensten, vor Arbeitstagen und Feiertagen, Höchstarbeitszeiten pro Tag und Woche, maximale aufeinanderfolgende Arbeitstage und freie Sonntage pro Spielzeit werden bei der Planung geprüft. Fertige Tarifwerke liefert artwork bewusst nicht mit — zentrale Vorgaben aus NV Bühne und TVöD lassen sich aber als Regeln hinterlegen: Bei einem Verstoß legt artwork eine sichtbare Regelverletzung an, direkt in der Schichtplanung. Auf Wunsch richtet Caldero Systems das Regelwerk als Service nach den tariflichen Vorgaben eures Hauses ein — die tarifliche Bewertung im Einzelfall bleibt bei euch.
Verfügbarkeiten und Urlaube fließen in die Planung ein, Arbeitszeiten und Überstunden werden auf Zeitkonten geführt, und Mitarbeitende erhalten ihren Dienstplan als Kalender-Abo direkt auf das eigene Gerät.
Werkstätten, Gewerke und Ressourcen
Gewerke sind in artwork frei definierbar — Werkstätten wie Tischlerei, Schlosserei, Malsaal, Schneiderei und Requisite lassen sich damit ebenso anlegen wie Bühnentechnik, Beleuchtung, Ton, Maske oder Inspizienz. Jedes Gewerk plant seine Dienste, sieht seine Termine und arbeitet mit eigenen Aufgaben und Checklisten je Produktion — von der Bauprobe bis zur Premiere.
Das Inventarmodul erfasst Bestände und Einzelinventar mit frei definierbaren Eigenschaften: Kostüme, Requisiten, Technik und Fundus. Material lässt sich zu Sets zusammenfassen und über Materialausgaben für einen Zeitraum einer Produktion zuordnen — so ist sichtbar, wann welches Material gebunden ist und wo Überbuchungen entstehen. Für Anbindungen an andere Systeme steht eine offene Inventar-API bereit. Mehr dazu: Fundus und Inventar digital verwalten.
Budget, Kostenstellen und Kostenträger
Jede Produktion führt ihr Produktionsbudget als flexible Budgettabelle mit eigenen Spalten und Positionen. Kostenstellen und Kostenträger werden am Projekt hinterlegt, Drittmittel und Fördermittel als Finanzierungsquellen geführt und mit Budgetpositionen verknüpft — so bleibt nachvollziehbar, welche Ausgabe aus welchem Topf finanziert wird.
Über die Schnittstelle zu Sage 100 lassen sich Buchungen aus der Finanzbuchhaltung automatisch in die Projektbudgets einlesen — Soll und Ist stehen damit nebeneinander, ohne doppelte Pflege. Gastverträge und andere Verträge werden mit Vertragsarten und frei definierbaren Vertragsbausteinen strukturiert am Projekt abgelegt und dokumentiert. Für Gastspiele und Residenzen verwaltet artwork zudem Aufenthalte von Künstler*innen inklusive Unterkünften und Übernachtungskosten.
Systemgrenzen: was artwork nicht ersetzt
artwork ist die Betriebssoftware für Planung, Disposition, Dienste, Ressourcen und Budgets — und ersetzt bewusst drei Systeme nicht: kein Ticketing-System, keine Finanzbuchhaltung, keine Lohnabrechnung. artwork arbeitet daneben und lässt sich per Schnittstelle anbinden.
- Ticketing: Der Kartenverkauf bleibt in eurem Ticketing-System. Besucher*innenzahlen, Auslastung und Einnahmen je Vorstellung lassen sich in artwork erfassen und im Business-Intelligence-Modul auswerten.
- Finanzbuchhaltung: Gebucht wird in der FiBu. Über die Sage-100-Schnittstelle liest artwork Buchungen automatisch in die Projektbudgets ein; weitere Anbindungen sind als individuelle Schnittstellen möglich.
- Lohnabrechnung: Die Abrechnung bleibt im Lohnsystem. artwork liefert die Grundlage — Dienste, Arbeitszeiten und Überstundenkonten — und stellt Exporte bereit.
Für den Austausch mit anderen Systemen bietet artwork Exporte nach PDF, Excel und ICS, Kalender-Abos, die offene Inventar-API sowie individuell entwickelte Schnittstellen.
Häufige Fragen zu artwork im Repertoirebetrieb
Ist artwork eine Betriebssoftware für Theater im Repertoirebetrieb?
Ja. artwork bündelt die betrieblichen Abläufe eines Repertoiretheaters in einem System: Spielzeitplanung und Spielplan im zentralen Kalender, Tagesdisposition mit Raumbelegung und Freigabe-Workflow, Dienstplanung je Gewerk, Inventar und Material sowie Produktionsbudgets mit Kostenstellen, Kostenträgern und Finanzierungsquellen. artwork ist Open Source (AGPL 3.0) und wird unter anderem von Kampnagel Hamburg und dem HAU Berlin eingesetzt.
Bildet artwork die Dienstplanung nach NV Bühne und TVöD ab?
artwork bringt keine fertigen Tarifwerke mit — dafür ein frei konfigurierbares Regelwerk: Ruhezeiten zwischen Diensten, vor Arbeitstagen und Feiertagen, Höchstarbeitszeiten pro Tag und Woche, maximale aufeinanderfolgende Arbeitstage und freie Sonntage pro Spielzeit werden bei der Planung geprüft — bei einem Verstoß legt artwork eine sichtbare Regelverletzung an. Zentrale Vorgaben aus NV Bühne und TVöD lassen sich damit als Regeln hinterlegen; auf Wunsch richtet Caldero Systems das Regelwerk als Service nach den tariflichen Vorgaben des Hauses ein. Die tarifliche Bewertung im Einzelfall bleibt beim Haus.
Lassen sich Werkstätten wie Tischlerei, Malsaal oder Schneiderei abbilden?
Ja, über frei definierbare Gewerke: Tischlerei, Schlosserei, Malsaal, Schneiderei und Requisite lassen sich ebenso anlegen wie Bühnentechnik, Beleuchtung, Ton, Maske oder Inspizienz. Jedes Gewerk plant seine Dienste, sieht seine Termine und arbeitet mit Aufgaben und Checklisten je Produktion. Das Inventarmodul erfasst zusätzlich Bestände, Material und Fundus und ordnet sie über Materialausgaben für einen Zeitraum den Produktionen zu.
Ersetzt artwork unser Ticketing-System oder die Finanzbuchhaltung?
Nein, bewusst nicht. artwork ersetzt kein Ticketing-System, keine Finanzbuchhaltung und keine Lohnabrechnung — es arbeitet daneben und lässt sich per Schnittstelle anbinden. Buchungen aus Sage 100 können automatisch in die Projektbudgets eingelesen werden; für andere Systeme gibt es Exporte nach PDF, Excel und ICS, Kalender-Abos, eine offene Inventar-API und individuell entwickelte Schnittstellen.
Wer betreibt artwork — sind wir an Caldero Systems gebunden?
Nein. artwork ist AGPL-lizenziert und der Quellcode öffentlich auf GitHub. Den Betrieb übernimmt das eigene IT-Team, Caldero Systems als Service-Partner oder ein anderer Dienstleister — die Daten gehören dem Haus und werden bei einem Wechsel vollständig übergeben.
Open Source, ohne Abhängigkeit
artwork ist AGPL-lizenziert und der Quellcode öffentlich. Den Betrieb übernimmt, wer am besten zu eurem Haus passt: das eigene IT-Team, Caldero Systems als Service-Partner oder ein anderer Dienstleister. Eure Daten gehören euch — auch bei einem Wechsel des Betreibers.
Ihr steht noch am Anfang der Auswahl? Wie ein strukturierter Auswahlprozess aussieht — anbieterneutral, mit acht Kriterienblöcken und Bewertungsraster — beschreibt unser Anforderungskatalog für die Software-Auswahl im Kulturbetrieb.
artwork im eigenen Haus sehen?
In einem ersten Gespräch zeigen wir dir artwork live — gern entlang eurer Spielzeit- und Dispositionsabläufe.
Demo-Call buchenOder schreib uns direkt: jannik.mueller@caldero-systems.de