Software für die Fundusverwaltung am Theater
Fundus und Inventar digital verwalten
An den meisten Häusern ist der Fundus über Jahrzehnte gewachsen: Kostüme, Requisiten, Möbel und Material aus vielen Produktionen, verteilt auf Lager, Keller und Depots. Was vorhanden ist und wo es steht, wissen oft einzelne Kolleg*innen — und mit jeder neuen Produktion beginnt die Suche von vorn. artwork, die Open-Source-Software für Kulturbetriebe, erfasst diesen Bestand — vom Kostümfundus über die Requisiten bis zum technischen Inventar — so, dass er für das ganze Haus auffindbar und planbar wird.
Wie Fundusverwaltung heute oft aussieht
Karteikarten, Excel-Listen, Fotoordner und das Gedächtnis erfahrener Mitarbeiter*innen: Mit diesen Mitteln wird an vielen Theatern bis heute der Fundus verwaltet, und lange hat das funktioniert. Jede Liste folgt allerdings der Logik der Person, die sie angelegt hat. Fotos liegen an anderer Stelle als die Beschreibungen, und ob ein Kostüm gerade in einer laufenden Produktion gebunden ist, steht in keiner der Listen.
Teuer wird das an Stellen, die selten in einer Rechnung auftauchen. Es wird neu angeschafft oder neu gebaut, was im Lager längst vorhanden wäre. Leihanfragen anderer Häuser bleiben unbeantwortet oder kosten Tage, weil niemand sicher sagen kann, ob ein Teil da ist und in welchem Zustand. Und wenn langjährige Mitarbeiter*innen in den Ruhestand gehen oder das Haus wechseln, geht mit ihnen ein Teil des Wissens darüber verloren, was das Haus eigentlich besitzt.
Das ist kein Versäumnis einzelner Häuser, sondern der Normalfall in einem Betrieb, dessen Bestände schneller wachsen als die Zeit, sie zu dokumentieren.
Was die Fundus-Software heute kann
Ob Kostümverwaltung, Requisitenfundus oder allgemeine Inventarverwaltung: Die Struktur Ihres Bestands legen Sie selbst an — Kategorien und Unterkategorien, etwa Kostüme, Schuhe, Hüte, Requisiten oder Möbel, und für jede Kategorie die Eigenschaften, auf die es dort ankommt. Einem Schuh geben Sie eine Schuhgröße, einer Hose Bundweite und Länge, einem Möbelstück Maße und Material. Die Felder nehmen Text, Zahlen, Datumswerte, Auswahllisten oder Dateien auf und lassen sich als Filter nutzen — so wird aus einer Liste ein durchsuchbarer Bestand.
Zu jedem Artikel gehören Fotos, eine automatisch vergebene Inventarnummer und ein Standort, der auf die Räume Ihres Hauses verweist; genauere Lagerplätze wie Regal oder Fach lassen sich als eigene Eigenschaft ergänzen. Der Bestand wird nach Status geführt, zum Beispiel einsatzbereit, defekt, nicht auffindbar oder ausgesondert. Gleichartiges Material wie ein Satz Stühle wird als Gesamtmenge geführt, Einzelstücke wie ein bestimmtes Kostüm als Einzelinventar mit eigener Nummer, eigenem Status und eigenen Eigenschaften.
Verfügbarkeit ergibt sich aus der Planung. Braucht eine Produktion Material, wird es über eine Materialausgabe für einen Zeitraum dem Projekt zugeordnet. Ein Zeitstrahl zeigt je Artikel, wie viel an welchem Tag noch frei ist, und macht Überbuchungen sichtbar, bevor zwei Produktionen mit demselben Teil planen. Für Leihgaben an andere Häuser oder externe Partner gibt es den Leihschein: Empfänger*in, Zeitraum, Materialwert und Rückgabe werden dokumentiert, Mängel nach der Rückgabe festgehalten, und artwork erinnert, sobald eine Rückgabe fällig ist.
Die Fundusverwaltung wird bei Kampnagel und am Stadttheater Gießen genutzt, am DNT Weimar befindet sie sich im Aufbau und ist noch nicht produktiv.
Geplant · noch nicht verfügbar
Was als Nächstes entsteht: Fundus-Austausch zwischen Häusern
Der nächste Ausbauschritt der Fundusverwaltung ist konzeptionell fertig, aber noch nicht finanziert — und deshalb noch nicht Teil der Software. Die Finanzierung besprechen wir derzeit mit mehreren Häusern.
Das Konzept sieht vor, dass Häuser, die artwork nutzen, Teile ihres Bestands für andere Häuser freigeben können, mit einer eigenen Angabe, wie viele Exemplare eines Artikels für den Austausch zur Verfügung stehen. Andere Häuser sollen diese freigegebenen Bestände durchsuchen, nach Haus, Kategorie oder Entfernung filtern und eine Leihanfrage direkt in artwork stellen können. Der Vorgang würde von der Anfrage über den Transport bis zur Rückgabe in beiden Häusern dokumentiert, der Leihschein aus den Angaben der Anfrage vorausgefüllt.
Weil jedes Haus seinen Fundus anders strukturiert, gehört eine Zuordnung der Eigenschaften dazu: Wo ein Haus „Konfektionsgröße“ führt und ein anderes „Größe“, werden die Felder einmal verbunden, und artwork soll sich diese Zuordnung für den nächsten Austausch merken. Die Daten bleiben in der eigenen Instanz; übertragen werden nur Artikel, die ein Haus ausdrücklich freigegeben hat.
Mitfinanzieren heißt mitbestimmen
Neue Module entstehen in artwork, weil einzelne Häuser sie finanzieren; alle anderen Häuser bekommen sie ohne Aufpreis. Für die Fundus-Erweiterung heißt das: Ein Haus oder mehrere Häuser gemeinsam finanzieren die Entwicklung, und wer finanziert, bestimmt die Anforderungen mit — welche Angaben ausgetauscht werden, wie Anfrage und Übergabe ablaufen, was in den Leihschein gehört. Wenn Ihr Haus den eigenen Fundus digitalisieren will und dabei auch den Leihverkehr mit anderen Häusern im Blick hat, können Sie dieses Modul jetzt mitgestalten, statt später ein fertiges Produkt zu übernehmen.
Nachhaltigkeit beginnt im eigenen Lager
Der Fundus ist eine Ressource, die bereits bezahlt ist. Jedes Kostüm, jedes Möbelstück und jede Requisite wurde einmal gekauft, genäht oder gebaut. Was im Lager steht, aber nicht gefunden wird, wird neu angeschafft oder neu gebaut — und genau darin liegt der eigentliche Verlust, ökologisch wie finanziell.
Ein durchsuchbarer Bestand ändert die Reihenfolge der Fragen: Erst wird nachgesehen, was vorhanden ist, dann wird entschieden, was neu entstehen muss. Wiederverwendung wird so zur Standardoption statt zur Ausnahme, die von der Erinnerung einzelner Kolleg*innen abhängt. Ein dokumentierter Bestand ist außerdem die Voraussetzung dafür, Material überhaupt zwischen Häusern zu teilen. Genau hier setzt der oben beschriebene Fundus-Austausch an — geplant, aber noch nicht Teil der Software.
Und wer Wiederverwendung gegenüber Trägern, Förderern oder in einem Nachhaltigkeitsbericht belegen will, braucht mehr als den guten Willen: dokumentierte Bestände und Ausleihen, aus denen sich nachvollziehen lässt, was wann für welche Produktion eingesetzt wurde.
Wie ein Umstieg abläuft
Am Anfang steht nicht die Software, sondern die Struktur. Gemeinsam mit den Menschen, die den Fundus kennen, legen wir fest, welche Kategorien Ihr Bestand braucht und welche Eigenschaften je Kategorie erfasst werden. Von dieser Vorarbeit hängt ab, ob der Bestand später gefunden wird.
Liegen Ihre Bestände bereits in Excel-Listen oder anderen Tabellen vor, übernimmt Caldero Systems die Migration: Wir sichten die Daten mit Ihnen, ordnen die Spalten den neuen Eigenschaften zu und spielen den Bestand per Skript ein. Bestände, die nur auf Karteikarten oder im Lager selbst dokumentiert sind, müssen dagegen neu erfasst werden — Artikel für Artikel, mit Foto. Das ist der aufwendigste Teil, und er lässt sich nicht automatisieren. Sinnvoll ist meist, mit dem Bestand zu beginnen, der gerade gebraucht wird, und den übrigen Fundus nach und nach zu erfassen.
Danach folgen Schulungen für die Kolleg*innen, die den Fundus pflegen, und für alle, die künftig Material anfragen. Den Betrieb übernimmt Caldero Systems als Service-Partner der Software: eigene Instanz pro Institution, Einrichtung, Migration aus Altsystemen, Hosting, Updates und Support. Die IT Ihres Hauses wird dadurch nicht zusätzlich belastet — sie bleibt bei Fragen zu Netz, Zugängen und Datenschutz eingebunden, muss aber keinen weiteren Server betreiben.
Warum Open Source beim Fundus besonders zählt
Ein Dienstplan ist nach der Spielzeit abgeschlossen. Ein Theaterfundus dagegen ist Bestandsdokumentation über Jahrzehnte — er wird länger gebraucht, als jeder Softwarevertrag läuft. Umso wichtiger ist, dass diese Daten dem Haus gehören und nicht an einen Anbieter gebunden sind.
artwork ist Open Source unter AGPL 3.0, der Quellcode ist öffentlich. Jede Institution erhält eine eigene Instanz, das Hosting erfolgt bei Hetzner in Frankfurt mit AVV. Ihre Daten liegen in einer offenen Datenbank; auf Anfrage erhalten Sie jederzeit einen vollständigen Export Ihres Bestands einschließlich der Fotos, und für die Anbindung anderer Systeme steht eine lesende Inventar-API bereit. Wollen Sie den Betrieb später selbst übernehmen oder einem anderen Dienstleister übergeben, ist das mit derselben Software möglich — ohne Lizenzfragen und ohne Datenverlust.
artwork ist aus einer Förderung der Kulturstiftung des Bundes in Zusammenarbeit mit Kampnagel und den Deichtorhallen Hamburg entstanden. Zwölf Häuser arbeiten im Full-Service mit artwork, und alle sechs Wochen treffen sich die Häuser zum Community-Call, in dem die Weiterentwicklung besprochen wird.
Worauf es bei der Auswahl ankommt
Für die Fundusverwaltung am Theater gibt es spezialisierte Fachsoftware, teils seit vielen Jahren und mit Referenzen an großen Häusern. Ob artwork oder eine andere Lösung besser passt, lässt sich an wenigen Fragen entscheiden, die ein Haus an jedes System stellen kann.
Insel oder Teil des Betriebs?
Hängt der Fundus mit der Produktionsplanung zusammen, oder ist er ein eigenes System mit eigenem Login und eigenem Datenstand? In artwork liegen Fundus und Produktionsplanung in derselben Instanz, und die Materialausgabe hängt am Projekt.
Wem gehören die Daten?
Bestandsdaten überdauern Softwareverträge. Entscheidend ist, ob sich der Bestand vollständig exportieren lässt, ob die Daten in einer offenen Datenbank liegen und ob ein Wechsel des Betreibers möglich ist, ohne die Software zu wechseln. In artwork ist all das gegeben.
Was kostet das nächste Modul?
Wird jede Zusatzfunktion einzeln lizenziert, oder bezahlt das Haus für Betrieb und Betreuung? artwork kennt keine Lizenzkosten, auch nicht für zusätzliche Module; bezahlt wird der Service, also Betrieb, Updates und Support durch Caldero Systems.
Wer bestimmt die Weiterentwicklung?
Folgt die Software der Roadmap eines Anbieters, oder können Häuser Funktionen gezielt mitfinanzieren und mitgestalten? In artwork entstehen neue Module, weil Häuser sie finanzieren, und alle anderen Häuser bekommen sie ohne Aufpreis.
Wo spezialisierte Fundussoftware heute mehr kann
Spezialisierte Fundussoftware ist in manchen Punkten heute weiter: bei Barcodes und Etikettendruck etwa oder bei sehr spezifischen Katalogfunktionen. Wenn solche Funktionen für Ihren Fundus im Mittelpunkt stehen, ist das ein berechtigter Grund für eine spezialisierte Lösung. artwork setzt bewusst an anderer Stelle an — beim Fundus als Teil des ganzen Betriebs, mit offenen Daten und einer Weiterentwicklung, die die Häuser selbst steuern.
Der Fundus als Teil von artwork
Die Fundus- und Inventarverwaltung ist ein Modul von artwork, der Organisationssoftware für Theater und andere Kulturbetriebe. Weitere Bereiche wie Raumbelegung, Dienstplanung, Projekte und Budgets lassen sich später zuschalten, ohne Migration und mit erhaltenen Daten. Nötig ist das nicht: Sie können artwork auch ausschließlich für Ihren Fundus nutzen.
Häufige Fragen zur Fundusverwaltung
Können andere Häuser heute schon in unserem Fundus suchen?
Nein. Heute ist Ihr Bestand nur innerhalb Ihrer eigenen artwork-Instanz sichtbar; Leihgaben an andere Häuser werden über den Leihschein dokumentiert. Der Austausch zwischen artwork-Häusern — freigegebene Bestände durchsuchen und Leihanfragen direkt stellen — ist konzeptionell fertig, aber noch nicht finanziert und deshalb noch nicht Teil der Software.
Müssen wir den gesamten Fundus erfassen, bevor wir anfangen?
Nein. Die Struktur aus Kategorien und Eigenschaften sollte am Anfang stehen, der Bestand selbst kann schrittweise folgen. Sinnvoll ist meist, mit dem Material zu beginnen, das gerade gebraucht wird, und den übrigen Fundus nach und nach zu erfassen.
Welche Daten brauchen Sie für die Migration?
Bestände, die bereits in Excel-Listen oder anderen Tabellen vorliegen, übernimmt Caldero Systems: Wir ordnen die Spalten den Eigenschaften in artwork zu und spielen den Bestand per Skript ein. Fotos können mitkommen, wenn sie den Artikeln eindeutig zugeordnet sind. Bestände, die nur auf Karteikarten oder im Lager selbst dokumentiert sind, müssen neu erfasst werden.
Gibt es Barcodes oder Etiketten?
Heute nicht. Jeder Artikel und jedes Einzelstück erhält eine automatisch vergebene Inventarnummer, die sich mit einem eigenen Präfix darstellen lässt. Barcodes, QR-Codes und Etikettendruck sind nicht Teil des Moduls. Neue Funktionen entstehen in artwork, wenn ein Haus sie finanziert — alle anderen Häuser bekommen sie ohne Aufpreis.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir den Anbieter wechseln?
Die Daten gehören Ihrem Haus. artwork ist Open Source unter AGPL 3.0; Sie erhalten auf Anfrage jederzeit einen vollständigen Export Ihres Bestands einschließlich der Fotos, und für andere Systeme steht eine lesende Inventar-API bereit. Den Betrieb kann Caldero Systems, Ihre eigene IT oder ein anderer Dienstleister übernehmen — mit derselben Software.
Über Ihren Fundus sprechen
In einem ersten Gespräch schauen wir auf Ihren Bestand und die Art, wie er heute dokumentiert ist, zeigen die Fundusverwaltung in artwork und besprechen, ob eine Beteiligung an der geplanten Erweiterung für Ihr Haus in Frage kommt.
Gespräch vereinbarenOder schreiben Sie uns direkt: jannik.mueller@caldero-systems.de