Für welche Häuser passt artwork? Software für freie Gruppen, kleine Theater und große Häuser
Die kurze Antwort steckt in der Architektur: artwork ist lizenzkostenfrei unter der AGPL, und die zentralen Bereiche der Software lassen sich einzeln aktivieren und deaktivieren. Es entstehen also weder Kosten noch Komplexität durch Funktionen, die ein Haus nicht nutzt. Ein kleines Haus bekommt kein abgespecktes Produkt, sondern dasselbe System mit weniger aktiven Bereichen — und kann jeden Bereich später zuschalten, ohne zu migrieren oder neu zu lizenzieren.
Vier Ausbaustufen — dieselbe Software
Die Stufen beschreiben keine Produktvarianten und keine Rangfolge, sondern typische Konfigurationen: welche Bereiche ein Haus dieser Art erfahrungsgemäß aktiviert und wie der Alltag damit aussieht.
Freie Gruppen, Kollektive und Initiativen
Typischerweise aktiv: Projekte, Kalender, Kontakte, Aufgaben, einfache Projektbudgets.
Ein kleines Team ohne eigene IT organisiert seine Produktionen als Projekte, hält Termine im gemeinsamen Kalender und Kontakte an einem Ort. Dienstplanung und Inventar bleiben deaktiviert — die Software zeigt nur, was gebraucht wird, und bleibt entsprechend übersichtlich.
Kleinere Häuser mit Verwaltungsfokus
Typischerweise aktiv: Projekte, Kalender, Raumbelegung, Kontakte, Budgetverfolgung, Dokumente und Verträge.
Der Kernnutzen ist eine gemeinsame Datenbasis statt verteilter Excel-Dateien: Verwaltung, künstlerisches Büro und Technik sehen dieselben Projekte, dieselben Termine und dieselbe Raumbelegung. Budgets werden am Projekt verfolgt, Verträge dort abgelegt, wo sie hingehören. Die Schichtplanung bleibt bewusst deaktiviert, solange das Haus sie nicht braucht.
Produktionshäuser, Festivals und Konzerthäuser
Typischerweise aktiv: Projekte, Kalender und Raumbelegung, Dienstplanung, Inventar und Material, Finanzierungsquellen, Verträge, Kontakte.
Parallele Produktionen und Gastspiele mit wechselnden Teams: Gäste, Freischaffende und externe Dienstleister*innen werden im selben Dienstplan geführt wie das feste Team, Künstler*innen-Aufenthalte inklusive Unterkünften verwaltet. Technik und Räume werden über Belegungen und Materialdisposition koordiniert, Drittmittel als Finanzierungsquellen mit den Projektbudgets verknüpft.
Repertoire- und Ensembletheater
Typischerweise aktiv: der volle Ausbau — von der Tagesdisposition bis zur Kostenträgerstruktur.
Tägliche Disposition, Spielplan über mehrere Spielstätten, Werkstätten als eigene Gewerke und Dienstplanung mit Regelwerk für tarifliche Vorgaben. Wie artwork diese Abläufe im Detail abbildet, steht auf einer eigenen Seite: artwork im Repertoirebetrieb
Mitwachsen ohne Systemwechsel
Der wirtschaftlich wichtigste Unterschied zu lizenzierten Systemen zeigt sich nicht bei der Einführung, sondern beim Wachsen. Wer mit einer kleinen Lösung startet und später mehr braucht, steht sonst vor einem Systemwechsel: neue Software auswählen, Daten migrieren, Team neu schulen, Lizenzverträge neu verhandeln. Wie eine strukturierte Auswahl abläuft — anbieterneutral, mit acht Kriterienblöcken und Bewertungsraster — beschreibt unser Anforderungskatalog für die Software-Auswahl im Kulturbetrieb.
In artwork ist der Weg vom kleinen zum großen Ausbau ein Konfigurationsschritt: Ein bisher deaktivierter Bereich — etwa die Dienstplanung oder das Inventar — wird eingeschaltet und arbeitet sofort mit den vorhandenen Daten. Die Projekte, Termine, Räume und Kontakte, die das Haus über Jahre aufgebaut hat, bleiben erhalten; es gibt kein Migrationsprojekt und keine Nachlizenzierung, weil die AGPL-Lizenz keine Nutzungsgebühren kennt. Das Team lernt einen neuen Bereich kennen, nicht ein neues System.
Eine gemeinsame Datenbasis
Der eigentliche Nutzen von artwork ist nicht die Summe der Einzelfunktionen — Kalender, Dienstpläne und Budgettabellen gibt es auch als Einzelwerkzeuge. Der Unterschied ist die Verknüpfung: Projekte, Termine, Räume, Personen und Ressourcen liegen in einem System und verweisen aufeinander, statt in getrennten Dateien parallel gepflegt zu werden.
Konkret: Ein Termin ist in artwork zugleich die Raumbelegung. Wird eine Probe verschoben, ist der Belegungsplan im selben Moment aktuell, die am Termin hängenden Dienste bleiben mit ihm verknüpft, und die betroffenen Personen werden automatisch benachrichtigt — niemand gleicht drei Listen von Hand ab, und niemand arbeitet auf dem Stand eines veralteten PDFs.
Was artwork nicht ist
artwork ist die Betriebssoftware für die internen Abläufe eines Hauses. Vier Dinge ersetzt es nicht — es arbeitet daneben und lässt sich per Schnittstelle anbinden:
- Kein Ticketing- und Kartenverkaufssystem: Der Verkauf bleibt im Ticketing-System; Besucher*innenzahlen, Auslastung und Einnahmen je Vorstellung lassen sich in artwork erfassen und auswerten.
- Keine Finanzbuchhaltung: artwork steuert Budgets, gebucht wird in der FiBu. Über die Sage-100-Schnittstelle lassen sich Buchungen automatisch in die Projektbudgets einlesen.
- Keine Lohnabrechnung: Die Abrechnung bleibt im Lohnsystem; artwork liefert Dienste, Arbeitszeiten und Überstundenkonten als Grundlage und stellt Exporte bereit.
- Keine Sammlungs- und Objektverwaltung für Museen: artwork inventarisiert Betriebsmaterial wie Technik, Kostüme und Fundus — die wissenschaftliche Erschließung einer Sammlung bleibt im Fachsystem, das daneben weiterläuft.
Drei Betriebsmodelle, gleichberechtigt
artwork ist AGPL-lizenziert, der Quellcode ist öffentlich. Wer die Software betreibt, entscheidet das Haus:
Eigenbetrieb
Die eigene IT installiert und betreibt artwork auf hauseigener Infrastruktur — ohne Lizenzkosten und ohne Vertragsbindung.
Betrieb durch Caldero Systems
Caldero Systems entwickelt artwork aktiv mit und bietet Hosting, Updates und Support als Service-Paket an — Details auf der artwork-Seite.
Betrieb durch andere Dienstleister
Jeder IT-Dienstleister kann artwork installieren und betreiben — die offene Lizenz stellt sicher, dass das Haus den Betreiber jederzeit wechseln kann und seine Daten mitnimmt.
Häufige Fragen zur Passung
Passt artwork zu einem kleinen Theater ohne eigene IT?
Ja. Die zentralen Bereiche von artwork lassen sich einzeln aktivieren und deaktivieren — ein kleines Haus arbeitet nur mit den Bereichen, die es braucht, etwa Projekten, Kalender, Raumbelegung und Kontakten. Da artwork lizenzkostenfrei unter der AGPL steht, fallen keine Lizenzgebühren an. Den Betrieb übernimmt ein Dienstleister — Caldero Systems oder ein anderer —, sodass keine eigene IT nötig ist.
Ist artwork für freie Gruppen und Kollektive geeignet?
Ja. Freie Gruppen nutzen artwork typischerweise mit Projekten, Kalender, Kontakten, Aufgaben und einfachen Projektbudgets — Dienstplanung und Inventar bleiben deaktiviert. Es ist dasselbe System wie in großen Häusern, nur mit weniger aktiven Bereichen; entsprechend übersichtlich bleibt die Oberfläche.
Müssen wir alle Module von artwork nutzen?
Nein. Die zentralen Bereiche — darunter Projekte, Raumbelegung, Dienstplanung, Inventar, Aufgaben, Finanzierungsquellen, Verträge, CRM und Business Intelligence — lassen sich einzeln ein- und ausblenden. Deaktivierte Bereiche erzeugen weder Kosten noch Komplexität.
Was passiert, wenn unser Haus wächst?
Ein bisher deaktivierter Bereich wird eingeschaltet und arbeitet sofort mit den vorhandenen Daten — Projekte, Termine, Räume und Kontakte bleiben erhalten. Es gibt kein Migrationsprojekt und keine Nachlizenzierung, weil die AGPL-Lizenz keine Nutzungsgebühren kennt. Das Team lernt einen neuen Bereich kennen, nicht ein neues System.
Ist artwork eine Sammlungsverwaltung für Museen?
Nein. artwork ist eine Betriebssoftware für die internen Abläufe von Kulturbetrieben — Planung, Disposition, Dienste, Ressourcen und Budgets. Das Inventarmodul erfasst Betriebsmaterial wie Technik, Kostüme und Fundus; die wissenschaftliche Erschließung und Verwaltung einer Sammlung bleibt im Fachsystem, das daneben weiterläuft.
Unsicher, welche Ausbaustufe passt?
In einem ersten Gespräch schauen wir gemeinsam auf eure Abläufe und zeigen artwork live — in der Konfiguration, die zu eurem Haus passt.
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